Egy webáruház felépítése komplex feladat, mely során a mutatós megjelenés és a termékek hatékony listázása mellett megannyi, funkcionalitást érintő dologra kell figyelni. Ilyen feladat többek közt az online számlázás is, melynek hatékony automatizálása a siker érdekében elkerülhetetlen.
De miért ennyire fontos az automatikus számlázás, és legfőképp: hogyan tudjuk megoldani annak integrálását saját webshopunk működésébe? Ebben a bejegyzésben ezekre a kérdésekre mutatjuk meg a választ!
Miért fontos a számlázás automatizálása egy webáruház esetén?
Míg korábban csak kényelmi lehetőség volt, úgy mára törvényi követelménnyé vált, hogy egy webáruház képes legyen az elektronikus számlázásra, az online számlázás pedig olyan rendszerben történjen, mely a NAV rendszerével is össze van kapcsolva. Ennek tükrében nem meglepő, hogy az automatizálás is teljsesen hétköznapi gyakorlattá vált, hiszen az online számlál kiállítása manuális módon jóval komplikáltabb és időigényesebb feladat.
Elég lehet napi 10-12 megrendelés is ahhoz, hogy a külső rendszerben, manuálisan végzett adminisztráció komoly fejfájást okozzon, és nemcsak rengeteg időt vesz igénybe, de megannyi hibalehetőséget is magában rejt.
Könnyedén előfordulhat például, hogy két számla összekeveredik, vagy az adott számla el sem jut a megrendelőhöz. Ez pedig az apró kellemetlenségek mellett akár olyan problémákat is okozhat, mely büntetésekhez és egyéb, bevételkieséssel járó gondokhoz vezethet.
Az automatizált számlázás ezzel szemben átláthatóvá, valós időben követhetővé teszi a számlákkal kapcsolatos ügyeket, leveszi az adminisztrációs terheket a webshop-tulajdonosok válláról, és a könyvelők dolgát is egyszerűbbé teszi. Így már talán érthető, hogy miért is annyira fontos a számlázóprogram webáruház rendszerében történő integrálása, ezáltal pedig a számlázás egyszerűbbé, hatékonyabbá és automatikusabbá tétele.
Hogyan működik az automatizált számlázás?
Az automatikus számlázáshoz először is össze kell kötnöd a webshopod rendszerét egy arra alkalmas számlázó programmal. Az adatok ezután egy API-n keresztül érkeznek a programba, ami legenerálja és a beállításoknak megfelelően kiküldi a számlát.
Sok esetben az általad választott számlázó program már alapvetően rendelkezik saját fejlesztésű API-val, mely lehetővé teszi a programok egyszerű és hatékony összekötését. Előfordulhat azonban, hogy olyan megoldással számlázol, mely nem rendelkezik API-val.
Ilyen esetekben tapasztalt fejlesztőre lesz szükséged ahhoz, hogy a rendszerek integrálhatóak legyenek. Ez egy alapvetően időigényesebb és költségesebb faladat, azonban sok olyan cég akad, különösen a nagyobb vállalatok közt, melyek olyan, specifikus számlázó programot használnak, amit kizárólag fejlesztői megoldásokkal lehetséges egy saját webshop felületén integrálni.
Milyen lehetőségei vannak egy webáruháznak, ha automatikusan szeretne számlázni?
Annak érdekében, hogy egy online áruház megfeleljen a törvényi előírásoknak, már több, a NAV által is elfogadott és hitelesített megoldást használhat. Ilyen többek közt a Szamlazz.hu vagy a Billingo rendszere, melyek olyan integrálható megoldásokkal rendelkeznek, amik segítségével könnyedén összekapcsolhatók bármilyen webáruházzal. Azok számára pedig, akik nemzetközileg elfogadott, többnyelvű megoldást keresnek, olyan lehetőségek is rendelkezésre állnak, mint a NAV által szintén elfogadott Billzone.eu.
Ezekben a lehetőségekben megegyezik, hogy egyszerűen és hatékonyan alkalmazhatók, és nemcsak különálló rendszerként használhatók, de a megfelelő megoldásokkal webshopunk felületén is integrálhatók, ami lehetővé teszi a számlázás teljes automatizálását.
Természetesen azonban, ahogy fentebb már említettük, abban az esetben sem kell aggódnod, ha céged valamilyen specifikus számlázó szoftvert használ. Az integrálás ugyanis egy ügyes kezű, tapasztalt fejlesztő segítségével bármilyen rendszerben biztonságosan és hatékonyan kivitelezhető!
