Üzleti folyamatok automatizálása:
Fejleszd céged digitális folyamatait, digitalizálj még ma
Segítünk megtalálni azokat a folyamatokat melyekre rengeteg idő megy el és nem szükséges feltétlen emberi beavatkozás, hogy a kollégák hasznos feladatokkal tölthesség az idejüket.
Digitalizálj és előzd meg konkurenciád!
Ha a vállalkozásodban az üzleti folyamatokat még mindig manuálisan kezelitek, itt az ideje a változásnak. Az automatizálás nem csak egy trend, hanem valóságos versenyelőny. Az üzleti folyamatok széles skálája automatizálható. A konkrét feladatok függenek a vállalkozás jellegétől és igényeitől. Néhány példát megemlítve az alábbi területeken lehet az üzleti folyamatokat automatizálni: Számlázás, pénzügyek, ügyfélkapcsolat kezelés, megállapodások kezelése, projektmenedzsment, logisztika... A vállalkozás specifikus igényeitől függően számos feladat automatizálható, így növelve a hatékonyságot és pontosságot. Az atomatizálással lehetőséget nyújtuk a vállalkozásodank, hogy jobban kihasználja a technológia adta lehetőségeket és versenyelőnyt szerezzen a piacon a vállalati digitalizáció fejlesztésével.
Időmegtakarítás
A rutinfeladatok kézi elvégzése sok időt vesz igénybe. Az automatizáció segítségével ezeket a feladatokat gyorsan és hatékonyan elvégezhetjük, így időt szabadíthatunk fel más fontos munkákra.
Pontosság
Az emberi hibák elkerülése. Az automatizált folyamatok és szoftverek képesek pontosan és következetesen végrehajtani a feladatokat, ami csökkenti a hibák kockázatát.
Nagyobb hatékonyság
Az automatizált rendszerek segítségével optimalizálhatók a folyamatok és az erőforrások, ami javíthatja a vállalkozás hatékonyságát.
Költségmegtakarítás
Hosszú távon az automatizáció csökkenti a működési költségeket, mivel kevesebb emberi beavatkozásra van szükség a feladatok pontos elvégzéséhez.
Az üzleti folyamatok automatizálása (Business Process Automation) az automatizált technológia alkalmazását jelenti a szervezeten belüli ismétlődő manuális feladatok elvégzésére. A BPA céljai közé tartozik a működési hatékonyság javítása, a hibák csökkentése, a folyamatok szabványosítása és a személyi munkaerő felszabadítása, hogy stratégiailag többletértékkel rendelkező tevékenységekre összpontosíthassanak. A BPA az üzleti folyamatok széles skálájára alkalmazható a vállalat szinte minden részében, az egyszerű adatbeviteli és adatkezelési feladatoktól az összetett folyamatokig, mint például az ellátási lánc menedzsmentje és az ügyfélszolgálat.
Melyek az üzleti folyamatok automatizálásának lépései?
Bár az üzleti folyamatok automatizálásához nincs univerzális lépéssorozat, ezek általában a következőket tartalmazzák:
Folyamatelemzés: Miután azonosítottuk azokat a folyamatokat, amelyek alkalmasak az automatizálására, meg kell győződnünk arról, hogy biztosan ponntosan átlátjuk és megértjük a jelenlegi folyamatot, hogy azt meg tudjuk ismételni és javítani tudjunk rajta, a nélkül, hogy bármi fontos elemet kihagynánk.
Folyamattervezés: Felvázoljuk a folyamat pontos lépéseit, amit az automatizált szoftver kezelni fog.
Prototípuskészítés, tesztelés és fejlesztés: Meggyőződünk arról, hogy a teljes automatizált folyamat sikeresen és többször is végrehajtható, mielőtt lecserélnénk a meglévő üzleti folyamatot. Ez magában foglalja az új eljárások tesztelését, bevezetését a technológiával dolgozó emberek számára.
Képzés: A felhasználók oktatása az új rendszerről és az új eljárásokról.
Üzembe helyezés: Ekkor lép életbe az alaposan tesztelt technológiai megoldás, valamint az új eljárások a technológiával dolgozók számára.
Felügyelet, karbantartás és fejlesztés: Folyamatosan monitorozni szükséges az automatizált technológiát, hogy megbizonyosodjunk arról, hogy megfelelően végzi a munkáját. Győződjünk meg arról, hogy a problémákat ki lettek küszöbölve, és a technológia frissítésre kerül, amikor jelentős fejlesztési lehetőségek merülnek fel.
Hatásvizsgálat: Szükséges értékelni az automatizált folyamatok hatását, különös figyelmet fordítva azokra a területekre, ahol meghaladja vagy alulteljesíti a várakozásokat.
Miért érdemes automatizálni az üzleti folyamatokat?
Az üzleti folyamatok automatizálása számos előnnyel jár, beleértve a költségmegtakarítást, az időmegtakarítást, a jobb átláthatóságot és a hibaarány csökkenését. Mivel csökkenti az időigényes, ismétlődő kézi lépések számát, az üzleti folyamatok automatizálása lehetővé teszi, hogy az alkalmazottak több időt töltsenek más nagyobb hozzáadott értékű munkával.
Üzleti folyamatok automatizálásának legjobb gyakorlatai
1. Határozd meg a fejlesztésre szoruló területeket.
A fejlesztésre szoruló területek módszeres azonosítása gyakran az első lépés az üzleti folyamatok automatizálási stratégiájának kidolgozásában. Az alternatív megközelítés – rábökünk egy folyamatra amit automatizálunk mert az kiált az automatizálásért – néha jó eredményeket hoz, de nem lehet a működés javítására irányuló stratégia alapja.
Az automatizálandó területek azonosítása magában foglalja a jelenlegi üzleti folyamatok áttekintését és értékelését annak meghatározására, hogy melyek a kevéssé hatékonyak, redundánsak vagy hibásak. Ennek két fő módja az adatok elemzése és az emberekkel való beszélgetés. Az adatelemzés megmutathatja, hol vannak szűk keresztmetszetek, hol fordulnak elő leggyakrabban a hibák, és hol költünk a vártnál több pénzt. Az emberekkel való beszélgetésből kiderülhet, hogy miért állnak fenn ezek a problémák. A beszélgetések felfedhetnek más folyamatokat is, amelyek jó jelöltek lehetnek fejlesztésre, de az adatelemzés során nem jelentek meg problémaként. Vagy azért, mert nem a megfelelő mutatókatat követjük nyomon, vagy azért, mert lehetőség van jóról kiválóra javítani.
Csapatoddal beszélve találhatsz lehetőséget valóban kiváló folyamat létrehozására.
2. Ismétlődő feladatok keresése.
Miután azonosítottuk a funkcionális fejlesztésre szoruló területeket, a következő lépés az, hogy azonosítsuk, ezek közül mely területeket célozza meg az automatizálási fejlesztés. A szoftver bizonyos típusú feladatokban jobban teljesít. Fontos, hogy azokra a területekre összpontosítsunk, ahol a technológia előnyt jelent az emberrel szemben. A legnagyobb hatékonyságnövekedést általában az ismétlődő feladatok automatizálásával lehet elérni. A gyakran ismételt feladatok a legmegfelelőbbek, mert az automatizálás megvalósítása szinte mindig időigényesebb és drágább, mint egy feladat egyszeri vagy akár néhány alkalommal történő manuális végrehajtása. Továbbá, minél kevesebb variáció van egy feladaton belül, annál könnyebb az automatizálás, mivel a szoftvernek kevesebb lehetséges forgatókönyvet kell kezelnie.
Vegyünk egy értékesítési osztályt, amely e-mailt használ az ügyfelekkel való kapcsolattartásra. A kimenő üzenetek két leggyakoribb típusa a vásárlás visszaigazolása és az ügyfelek kérdéseire adott válaszok. A vásárlási visszaigazolások sokkal könnyebben automatizálhatók, mert az üzenetek nagyon hasonlóak – csak néhány részlet különbözik az egyes tranzakcióknál. Ezzel szemben a bejövő kérdések sokféle választ igényelhetnek, amelyeket nehéz előre megtervezni. Bár a vállalatok használhatják a technológiát, például a mesterséges intelligencia alapú chatbotokat a gyakori kérdések megválaszolására, e válaszok tényleges automatizálása sokkal összetettebb feladat.
Mondj nemet a káoszra! Automatizáld a folyamatokat most.
3. Automatizálandó területek rangsorolása
A jó BPA-jelölt feladatok azonosítása a lehetőségek hatalmas listáját generálhatja, és nem mindig egyértelmű, hogy hol kezdjük. Végső soron a döntésnek azon kell alapulnia, hogy mi lesz a legnagyobb változás a vállalkozásod számára.
Ha még nem vagy ismerős a BPA területés, érdemes olyan feladatokkal kezdeni, amelyek viszonylag könnyen automatizálhatók. Egyszerűbb problémákkal kezdjük, és haladjunk az egyre összetettebb feladatok irányába. Ez látványos és kézzelfogható eredményeket hoz és a teljes csapat folyamatában tanul bele az új technológiába, nem egyszerre zúdul minden a nyakába.
Érdemes kiválasztani egy konkrét üzleti célt, és azokra a projektekre összpontosítani, amelyek a legnagyobb mértékben járulnak hozzá ehhez a célhoz. Míg a költségcsökkentés általános cél lehet, a BPA kiváló a vállalatok növekedésének támogatására is.
4. Tervezd meg a folyamatot
Az üzleti folyamatok megtervezésekor fontos, hogy olyan holisztikus tervet készítsünk, amely nemcsak az automatizálandó feladatot tartalmazza, hanem a környező üzleti folyamatokra és az egész vállalatra gyakorolt szélesebb körű hatást is. Fontos szempontok, amelyeket figyelembe kell venni:
Ne csak a könnyen automatizálható részt tervezzük meg. Győződjünk meg arról, hogy az általános folyamat fejlesztései elég nagyok ahhoz, hogy indokolják az automatizálásba való befektetést. Ezenkívül célszerű elkerülni, hogy ugyanazon a folyamaton gyors egymásutánban többszöri változtatást hajtsunk végre, amikor egyszerre egy nagyobb átalakítást célszerűbb végigvinni.
Képzeljük el, hogy cégünk erőfeszítéseket tesz annak érdekében, hogy a lehető legtöbb kimenő e-mailt automatizálja, de a hosszú távú terve egy CRM-bevezetést is tartalmaz továbbfejlesztett automatizálással. A fennakadások minimalizálása érdekében érdemes lehet mindkét változtatást egyszerre végrehajtani. Gondoljunk arra, hogy felbontunk egy utat a törött vízvezeték javítása miatt, az utat újból leaszfaltozzuk, majd hat hónappal később újra felássuk a tervezett csatorna-korszerűsítés miatt – nem lett volna jobb, ha egyszer ássuk fel az utat, és mindkét célt elérjük egyszerre?
Vegyük figyelembe a kapcsolódó üzleti folyamatokat is. Például, ha szoftvert használunk a számítások automatizálására, akkor a szoftver képes lesz kezelni az e-mailben kapott bemeneteket, amelyeket az emberek korábban manuálisan dolgoztak fel? Hogyan fogjuk feldolgozni az imputokat? Ezt is automatizálni kell? Hasonlóképpen, mi történik az automatizált folyamat kimenetével?
Gondoluk át, hogyan működik az egész cég. Ha kizárólag az egyes folyamatok automatizálására összpontosítunk, az azzal a kockázattal jár, hogy figyelmen kívül hagyjuk a szervezet átalakítási lehetőségét. Például az automatizálás egyik fő előnye, hogy felszabadítja a személyzeti órákat. Amikor pusztán adatvezérelt döntéseket hozunk arról, hogy mely folyamatokat automatizáljuk, könnyen figyelmen kívül hagyhatjuk azt a hasznot, amelyet a munkatársak a felszabadult többletórákkal érhetnek el.
Ezek a hosszú távú előnyök könnyen felülmúlhatják a rövid távú hatékonyságnövekedés hatását. Ha egy folyamat automatizálása felszabadítja a csapatot, hogy több időt töltsön olyan termékek tervezésével, amelyek a vállalkozás jövőjét segítik, akkor annak a folyamatnak az automatizálását kezeljük prioritásként.
Mondj nemet a káoszra! Automatizáld a folyamatokat most.
5. Szerepek megtervezése
Alapvető fontosságú az automatizált folyamat megvalósításában, karbantartásában és az azzal való munkavégzésben részt vevő személyek egyértelmű szerepeinek meghatározása. Nem feltételezhetjük, hogy ha egy feladatot egy robot hajt végre, akkor a folyamat minden további lépése ugyanaz marad. Felelőst kell kijelölni az automatizálási folyamat bemeneteinek kezelésére, az eredmények felügyeletére, a kivételek és hibák kezelésére, valamint a kimenetek kezelésére.
Vegyünk egy olyan vállalat példáját, amely automatizálja a számlázási folyamatát. Egy jó könyvelési rendszer kiküszöbölheti a sok kézi munkát azáltal, hogy automatikusan generálja a számlákat, összeadja a költségeket az egyes számlákon, és hozzáadja az ügyfelek elérhetőségeit. De az embereknek továbbra is elő kell állítaniuk a számlázási és ügyféladatokat, és előfordulhat, hogy meg kell vizsgálniuk a számlákat, mielőtt elküldik őket az ügyfeleknek. Az új automatizált számlázási rendszer kezelésével kapcsolatos felelősségmegosztás a következőképpen nézhet ki:
Az értékesítési csapat felelős a megrendelések rögzítéséért és annak biztosításáért, hogy az ügyféladatok naprakészek legyenek a CRM rendszerben.
A számlázási szakember feladata, hogy megmondja az automatizált rendszernek, hogy mikor kell számlát készíteni, ellenőrizni kell a számlák pontosságát, és jóváhagyja azokat, mielőtt a rendszer automatikusan elküldi a számlákat az ügyfélnek.
Az informatikai részleg pedig az új rendszer technikai támogatásáért felel, valamint annak biztosításáért, hogy a rendszer a szokásos munkaidőben mindig működőképes legyen.